Tips Elak Kerja Bertangguh (procrastinate)

Semua orang bertangguh kerja. Jangan la nak bohong kalau ada kata "eh, aku tak". 95% orang yg di soal dalam survei akan mengaku dia bertangguh kerja. Manakala 5% lagi adalah penipu.

Malah ada juga orang yang paling produktif di dunia, yang diiktiraf oleh TedTalk, Chris Bail, juga mengaku dia bertangguh. Dan dia nyatakan di dalam buku dia, The Productivity Project, yang dia bertangguh selama 6 jam dalam masa seminggu. Kalau kita? Entah la, berpuluh jam la kot. Sebab kita tak track setiap jam seharian kita. Jadi kita tak tahu.

Habis tu, kalau dah semua orang bertangguh, tak salah la kan? Memang tak salah, tapi kalau tak di kawal ia akan jadi melampaui batas. Kita kena usaha untuk kawal sikap bertangguh kita hingga ke tahap paling minima yang kita mampu.

Baik, sebelum tu, saya nak terangkan kenapa kita bertangguh secara biologi. Otak kita sebenarnya ada dua bahagian. Bahagian binatang yang dipanggil limbic system dan bahagian manusia yang dipanggil prefrontal cortex. Tu sebab dalam Quran ada cakap orang yang ikut hawa nafsu serupa je macam binatang. Rupanya memang ikut hawa nafsu ni, ikut bahagian limbic system ni la, bahagian otak binatang kita.

Limbic system ni boleh kata bahagian nafsu kita. Kita nak happy, nak seronok, taknak susah - susah buat kerja, itu semua proses limbic system. Ada kebaikan limbic system ni. Sebab tanpa nafsu yang bergabung dengan prefrontal cortex, kita takkan ada teknologi dalam dunia ni.

Tapi limbic system ni buat kita kerja bertangguh. Jadi kita kena lawan la kan? Lawan tu boleh, kalau mampu la. Sebab kalau ikut evolusi teori (aku tak brape percaya sangat evolusi teori, tapi ambil la pendapat dia), limbic system ni dah berevolusi selama berjuta tahun. Prefrontal cortex ni baru beratus ribu tahun berevolusi. Jadi sentiasa kuat limbic system ni sebab dia  lebih senior.

Jadi jangan lawan, cuba buat kawan. Tapi nak buat kawan pun kena ada strategi. Macam kita cuba nak jinakkan haiwan la. Kena ada ilmu dan strategi. Kalau ada ilmu, walau buaya mahupun harimau pun, kita mampu jinakkan.

Strateginya, mula-mula kita kena tahu dulu punca-punca kita bertangguh. Menurut buku The Productivity Project yang ditulis Chris Bail, beliau menyenaraikan 6 punca dan beliau juga masukkan satu contoh untuk menanganinya seperti berikut:

Bosan : Kerja nak dibuat tu renyah dan membosankan.

Solusi : kalau kerja tu bosan, jangan buat di tempat yang membosankan. Pergi ke kafe atau restoran kegemaran anda dan buat kerja yang renyah dan membosankan tu bersama kopi kegemaran anda. Kalau anda suka tempat tenang pergilah ke tepi pantai ke, ke taman tasik ke, apa sahaja tempat janji ia tempat kegemaran anda. Tempat begini akan menaikkan semangat anda buat perkara tersebut. Kalau kerja? Macam mana pula? Mungkin kita tiada pilihan sebab mana boleh keluar dari pejabat masa waktu kerja. Anda boleh la tukar tempat dari buat di tempat anda pergi buat di dalam bilik mesyuarat ke. Tapi kalau tiada pilihan guna la tips lain.

Merunsingkan: kerja yang anda buat tu memang sangat merunsingkan.

Solusi : jangan kerja lama sangat. Kerja selama 30 minit sahaja kemudian berhenti la. Melainkan anda sendiri yang taknak berhenti buat kerja tersebut. Namun, kalau tak boleh berhenti, sebab due date nak dekat, adalah baik juga untuk anda ambil rehat setiap 30 minit bekerja. Ambil la rehat dalam 5 minit ke 10 minit begitu kemudian sambung balik.

Susah : Kerja yang kita suka tangguh tu selalunya susah nak buat.

Solusi : Bila susah, maksudnya ilmu tak cukup. Kita kena la rajin bertanya pada yang pakar. Cari dalam internet step yang paling mudah nak buat. Dokumen apa nak kena kumpul dan sebagainya. Elok juga buat masa pagi sebab otak kita tengah segar, fokus dan tenaga kita tengah tinggi.

Tidak teratur: kerja tu tidak teratur dan buatkan kita malas nak mulakan.

Solusi : kita aturkan dia. Yela, kita buat dia kan? Rancang setiap langkah yang perlu buat secara terperinci yang boleh. Kemudian buat langkah demi langkah. Saya juga dapat dari buku Brian Tracy bertajuk Eat That Frog yang menyatakan masalah besar boleh dipecahkan kepada masalah kecil, dan kemudian selesaikan masalah kecil tu satu per satu sampai selesai masalah besar tersebut. Sebab kita ni pun satu, tengok benda besar memang malas nak buat. Kalau benda dah pecahkan kepada masalah kecil, senang sikit la nak buat dan mulakan.

Kurang personal meaning : kerja tu kurang personal meaning

Solusi : Senaraikan perkara yang baik untuk diri sendiri sekiranya kerja selesai. Lagi meaningful untuk anda lebih baik.

Kurang personal reward : Kerja tu tiada reward untuk diri sendiri.

Solusi : Belanja la diri sendiri bila kerja tu selesai. Contohnya, bila kerja tu besar, kita pecahkan kepada bahagian kecil. Setiap selesai satu bahagian kecil tu, kita reward diri seringgit. Kalau ada 10 bahagian, dah dapat sepuluh ringgit. Jadi belanja la diri dengan 10 ringgit tu.

Itu cara nak melatih diri dari tidak bertangguh kerja. Jadi, lepas ni, kalau anda ada kerja penting yang anda tangguhkan, ambil pen dan kertas dan tengok balik ciri-ciri kerja tersebut. Mesti ada ciri-ciri di atas dan rancang bagaimana nak menjinakkan ciri-ciri tu. InsyaAllah, anda akan mula menyelesaikan kerja tu dan tidak lagi bertangguh.

Saya dan Produktiviti Tinggi

Selain dari membantu sahabat-sahabat, rakan-rakan dan kenalan-kenalan saya untuk mencapai cita-cita mereka untuk menjadi seorang jurutera professional (PE), saya juga seorang yang sangat obses untuk menjadikan diri sendiri seorong yang berproduktif tinggi. Banyak buku-buku, kajian dari pakar yang saya baca dan telaah untuk meningkatkan produktiviti diri. Ada yang bagus, ada yang tidak. Ada buku yang sekadar ulangan sahaja dari buku-buku yang lain. Ada juga memang penulis seorang pengkaji produktiviti secara tegar.

Saya pula boleh dikatakan pengkaji sambilan tentang produktiviti. Disiplin pun kadang ada naik dan turun untuk mengamalkannya. Jadi, mulai hari ini, akan menjadi seorang pengkaji dan pengamal teori produktiviti tinggi dan akan berkongsi dengan pembaca blog saya.

Saya juga ada satu cita-cita. Saya mahu buat satu syarikat kejuruteraan yang memiliki pekerja berproduktiviti tinggi yang bahagia bekerja. Saya yakin, melalui pembacaan, kajian dan eksperimen yang saya lakukan, saya pasti akan mampu membina syarikat seperti itu.

Mencapai Produktiviti Tinggi Dengan Menulis Diari (Dan Cara-Caranya)

Pernahkah anda mengalami fikiran berserabut dan mengganggu kerja dan kehidupan anda? Pernahkah anda tiba-tiba ada idea muncul tapi lepas tu lupa? atau mungkin anda sedang cuba bertenang tetapi anda tetap risau dan serabut tentang banyak perkara (atau tiada apa masalahpun tapi tetap jugak otak serabut).

Bagi orang yang sibuk, adalah perkara biasa untuk minda kita berserabut dengan perkara-perkara yang cuba untuk diuruskan dan diproses setiap masa. Otak kita juga akan ligat memikirkan senarai tugasan yang panjang berjela, malah ada masanya otak anda akan bercakap / bergaduh dengan diri sendiri dan idea pula menerawang masuk dan keluar yang tiada kesudahan.

Oleh itu, apa yang sepatutnya dibuat orang yang sibuk dengan semua "perkara" tersebut yang memakan aset mental yang berharga? Saya cadangakan anda menulis diari.

Pada mulanya saya sendiri tidak suka buat diari. Pikir saja pasal diari buat saya rasa macam feminine. Macam tak kool. Malahan saya kene tulis setiap hari lagi la buat saya rasa ini kerja renyah.

Namun, selepas berdiari, saya mula melihat minda saya jadi lapang yang akhirnya membawa kepada kehidupan lebih produktif. Memudahkan saya berfikir tentang masalah dan perkara yang sedang difikirkan dan dihadapi. 

Dalam pos kali ini, saya akan berkongsi dengan anda bukan sahaja manfaat menulis diari tetapi juga beberapa cara mudah untuk memulakannya yang tidak memerlukan masa yang panjang. Cara ini akan memberi kesan positif kepada kelapangan minda anda dan secara tidak langsung akan menyumbang kepada produktiviti anda.

Mengapa Menulis Diari Penting untuk Kejayaan Anda

Sesetengah orang yang paling sibuk yang saya kenal pernah mengadu tentang perkara yang sama - ketidakupayaan untuk menenangkan otak mereka; atau lebih buruk lagi, ketidakupayaan untuk memberi tumpuan kepada tugas-tugas di tangan kerana jumlah pemikiran dan idea yang tinggi.

Nasihat saya, mulakan menulis diari.

Diari adalah tempat yang selamat di mana anda berkongsi pemikiran anda, idea anda, soalan anda dan kebimbangan anda tanpa gangguan, kritik atau pertimbangan orang lain. Ia adalah tempat untuk diterokai, meluah dan bahkan mengadu nasib diri.

Dipendekkan cerita, ia adalah tempat yang hebat untuk pembuangan semua perkara dalam minda supaya anda mempunyai ruang mental yang luas untuk menjadi lebih produktif. Tetapi itu bukan satu-satunya manfaat kepada menulis diari. Berikut adalah beberapa yang lain:

Ia adalah Satu Cara yang Hebat untuk Mempunyai "momen a-ha".

Pernahkan anda berada dalam perbualan di mana tiba-tiba anda mendengar diri anda mengatakan sesuatu idea yang bernas? Menulis dalam diari adalah sama fungsinya. Dengan diari, menjadi perkara biasa, ketika menulis, anda akan mampu mengeluarkan pemikiran hebat dan kefahaman baru.

"Menulis diari adalah penerokaan ke dalam diri sendiri." - Christina Baldwin

Sebagai contoh, jika saya tengah serabut untuk mencari penyelesaian masalah, diari saya memberi ruang yang diperlukan untuk mengeluarkan masalah dari kepala saya ke atas kertas. Bila saya dah tulis, masalah tu jadi lebih jelas untuk diselesaikan dan momen a-ha juga tercipta dengan mudah.

Ia Mewujudkan Kepuasan yang Mendalam.

Menulis diari menjadi satu terapi untuk anda menemui kesedaran mendalam. Kalau dalam bahasa Inggeris, kesedaran mendalam ini dipanggil mindfullness. Mindfullness ini banyak kebaikannya untuk diri sendiri dan produktiviti. Mungkin saya akan terangkan lebih lanjut tentang mindfullness di dalam entri lain nanti.

"Menulis diari selama lima minit adalah satu terapi, kalau bukan untuk orang lain pun saya sendiri rasa begitu, kerana saya sendiri rasakan ia sebagai terapi. Ini membolehkan saya bukan sahaja melakukan lebih banyak perkara pada siang hari tetapi juga berasa lebih baik sepanjang hari, menjadi orang yang lebih bahagia, dan menjadi orang yang lebih bersemangat yang ia bukanlah sebahagian dari saya sebelum ini. "- Tim Ferriss [1]

Ia Mengurangkan Huru-hara.

Penilai perubatan Paul Ballas dan Maureen Fraser melaporkan, [2]

"Menulis diari membantu anda membina keteraturan apabila anda merasakan berada dalam dunia yang huru-hara. Ia membantu anda mengenali diri anda dengan mendedahkan kebimbangan, pemikiran, dan perasaan anda. Lihat masa penulisan anda sebagai masa istirahat peribadi, masa untuk anda mengurangkan tekanan dan bertenang. Tulis di tempat yang santai dan menenangkan-mungkin dengan secawan teh. Tulis diari anda, dan ketahuilah bahawa anda sedang melakukan sesuatu yang baik untuk minda dan badan anda. "

Ia Adalah Tempat yang Selamat untuk Memproses dan Membersihkan Minda.

Perkara-perkara yang memberi tekanan atau kerisaun kepada anda serta pemikiran negatif adalah sinonim dengan bakteria. Apabila anda membiarkannya di dalam minda anda, mereka akan merebak dan merosakkan minda dan fizikal anda.

Dengan menulis tentang hal itu, anda akan membakar masalah tersebut yang menyebabkan mereka terhapus dengan baik. Membebaskan ruang fikiran berharga ini pasti akan memberi tumpuan kepada sesuatu yang lebih produktif.

Begitu juga dengan perkara lain yang mengganggu anda, seperti rakan sekerja yang mengganggu, bergaduh dengan pasangan, projek yang tersangkut; tak kisah la apapun, sekiranya ada benda yang mengganggu anda, diari adalah aset yang berharga untuk membersihkan kotoran minda anda.

Malahan juga, diari mampu memberi peluang kepada anda untuk mengambil pengajaran yang akan dimanfaatkan pada masa yang akan datang daripada perkara yang mengganggu anda tersebut.

Ia Baik untuk Kesihatan Anda.

Psikoterapi Maud Purcell dalam artikelnya Manfaat Kesihatan Menulis Diari: [3]

"Terdapat bukti yang semakin banyak untuk menyokong tanggapan bahawa diari mempunyai kesan positif terhadap kesejahteraan fizikal. Universiti Texas di Austin psikologi dan penyelidik James Pennebaker berpendapat bahawa menulis diari secara konsisten akan menguatkan sel imun yang dipanggil T-limfosit. Kajian lain menunjukkan bahawa menulis diari akan menurunkan gejala asma dan arthritis rheumatoid. Pennebaker percaya bahawa penulisan tentang peristiwa-peristiwa yang menimbulkan tekanan membantu anda menjejakinya, bertindak sebagai alat pengurusan tekanan, dengan itu mengurangkan kesan tekanan ini terhadap kesihatan fizikal anda. "

Ia Adalah Alat yang Hebat untuk Menyusun Tugasan Mengikut Keutamaan (Merancang)

Diari adalah tempat yang bagus untuk merekodkan semua perkara yang anda mahukan dan perlu dilakukan supaya anda boleh mula memberi keutamaan dan merancang. Menulis semuanya di atas kertas membantu memastikan anda tidak kehilangan sesuatu yang penting.

Malahan, diari anda adalah tempat yang bagus untuk merekodkan kemenangan, langkah-langkah yang anda ambil untuk menjayakan projek dan sebarang pengajaran/pengalaman yang anda perolehi. Dengan cara itu, pada masa akan datang, projek atau tugasan utama yang sama akan mudah diselesaikan dan anda mempunyai rancangan yang boleh anda kitar semula dan digunakan semula.

Dengan faedah-faedah yang telah diterangkan di atas, adakah anda bersedia menulis diari sebagai satu percubaan?

Panduan Langkah Demi Langkah untuk Memulakan Menulis Diari

Berikut adalah panduan langkah demi langkah yang mudah digunakan untuk membantu anda memulakannya:

Langkah 1: Dapatkan tujuan jelas atau objektif untuk menulis diari

Apa yang anda ingin dapatkan dari menulis diari?

Dapatkan maksud atau tujuan yang jelas anda untuk memulakan diari dan tetapkan niat yang jelas untuk diari anda. Niat yang jelas pastinya akan membantu anda menulis diari secara konsisten dan meningkatkan produktiviti anda. (Kata penting di sini adalah "konsisten".)

Nota Penting: Pastikan tujuan atau objektif anda adalah satu yang terkait dengan anda secara mendalam. Sebagai contoh, mungkin ia adalah satu bentuk penjagaan diri, atau mungkin anda ingin merangka idea perniagaan anda yang seterusnya. Memandangkan perasaan akan membentuk tindakan, jika anda merasa senang menulis diari, anda lebih bersungguh melakukannya.

Langkah 2: Pilih Media Anda

Diari secara elektronik atau kertas? Tidak ada cara yang betul atau salah untuk digunakan menulis diari; asalkan sahaja ia mudah dan paling selesa untuk anda gunakan.

Saya lebih selesa menggunakan pen dan buku. Sebab dengan menulis saya dapat rasakan idea saya akan mengalir dengan lebih baik. Malah mudah juga untuk saya meluahkan segalanya.

Namun terpulang kepada anda mana lebih selesa.

Nota Penting: Mula secara kecil-kecilan dulu, walaupun atas sekeping kertas!

Langkah 3: Buat Ruang Tulis

Sama ada di meja dapur anda, kerusi yang selesa di sudut ruang tamu anda atau bersandar di bantal di tempat tidur anda, adalah penting untuk mencari tempat di mana anda merasa selesa menulis. Tempat di mana anda tidak akan terganggu.

Langkah 4: Pilih Waktu yang Sesuai untuk Anda

Boleh pilih waktu pagi sebelum anda memulakan hari atau pada waktu malam sebelum tidur; setiap kali anda mempunyai masa lapang dalam jadual anda, anda boleh mengambil masa 5-10 minit untuk menulis.

Pada mulanya, saya mencuba masa yang berlainan untuk menentukan masa yang sesuai. Saya cuba menulis di antara waktu kerja, saya cuba menulis sebelum tidur dan saya cuba menulis di pagi hari sebagai sebahagian daripada aktiviti pagi saya. Akhirnya, masa pagi menjadi masa kegemaran saya untuk menulis kerana saya kurang terganggu ketika itu.

Cuba menulis di waktu yang berlainan dan cuba lihat apakah waktu yang paling sesuai untuk anda.

Langkah 5: Mulakan!!!

Paling penting, jangan risau tentang apa yang hendak ditulis. Kebimbang tentang apa yang hendak ditulis membuatkan menulis diari menjadi satu bebanan dan bukan suatu alat pembantu diri yang hebat.

Anda juga boleh memulakan dengan menulis "Saya tidak tahu apa yang hendak ditulis" dan bermula dari situ. Secara automatik, tangan anda akan bergerak sendiri dan biarkan apa yang ada dalam fikiran anda keluar pada helaian diari anda.

Mulai Menulis Diari Sekarang!

Untuk 30 hari yang akan datang, tanamkan komitmen dalam diri untuk menulis diari. Tak penting pun diari apa yang anda mahu buat, sama ada untuk meluah perasaan, mencari idea, menyelesai masalah, bersyukur atau berdoa atau campuran semua (ini yang saya lakukan), anda buat perkara tersebut dalam masa 30 hari akan datang. Saya yakin ia akan meningkatkan produktiviti dan menjadikan hidup anda lebih teratur dari hasil diari anda.

Dan sebagai peringatan:

• Pastikan ia mudah.
• Cari masa yang konsisten yang berfungsi untuk anda selama 30 hari akan datang.
• Buang segala sifat mahukan kesempurnaan dan biarkan apa sahaja yang muncul dari minda anda, apa yang terlintas, maka tulis sahaja dalam diari anda. Tiada peraturan.

Tidak ada cara yang betul atau salah untuk menggunakan diari. Yang penting adalah mengizinkan diari anda menjadi pembantu dalam hidup anda dalam mewujudkan lebih banyak ruang di dalam minda supaya anda dapat menjadi diri anda yang paling produktif.

Sumber

[1] ^ Business Insider: ‘4-Hour Workweek’ author Tim Ferriss says this 5-minute daily exercise revolutionized his morning routine

[2] ^ University of Rochester Medical Center: Journaling for Mental Health

[3] ^ Maud Purcell: The Health Benefits of JournalingReference

Keseluruhan artikel ini diterjemahkan dari lifehack tetapi saya olah mengikut pengalaman dan cara saya sendiri.